W pierwszej części materiału przedstawione zostały informacje dotyczące m.in. celowości prognozowania zbiorów i zapotrzebowania na opakowania. Ważnymi obszarami wymagającymi usprawnienia pracy i zarządzania prowadzeniem farmy jagodowej jest również planowanie zapotrzebowania na pracowników sezonowych oraz proces rozliczeń pracowniczych.
Na opisywanej plantacji wykorzystywany był program MaxCrop, jednak głównie do ewidencji zbiorów. Dlatego konieczne było dodatkowe przeszkolenie pracowników obsługujących skanery – tak, aby gromadzone dane umożliwiały szybką i rzetelną analizę produktywności. Chodziło o uzyskanie danych dot. tempa zbioru oraz poszczególnych prac.
W opisywanym przypadku zasadne byłoby również oddelegowanie dwóch osób do bieżącego sprawdzania poprawności wprowadzanych danych. Warto mieć minimum dwie osoby o wymaganych kompetencjach. Nie chodzi o dublowanie zadań, lecz o zapewnienie ciągłości realizacji zadań. Można rozważyć podział: jedna osoba odpowiadająca za plantację truskawki, druga – za malinę.
Na wielu innych plantacjach za poprawność danych odpowiadają brygadziści. W przypadku tej konkretnej firmy, ze względu na jej strukturę i podział obowiązków, bardziej zasadne byłoby, aby zajmowały się tym osoby odpowiedzialne za rozliczenia pracowników.
Kolejnym problemem było dublowanie procesów rozliczeniowych. Dane do rozliczeń czasem pochodziły z aż trzech różnych źródeł, z czego część była przekazywana w formie papierowej. Ich scalanie odbywało się za pomocą formularza w Excelu.
Mimo tego, dzięki dobrze wyszkolonym pracownikom, pomyłki praktycznie się nie zdarzały.
Celem powinno być uproszczenie procesu rozliczeń:
- pełne rozliczenie części plantacyjnej może zostać wykonane w systemie MaxCrop,
- po eksporcie danych do Excela można dodać rozliczenie godzinowe z przetwórstwa lub pakowni,
- zbiory są dodatkowo weryfikowane przez dział przyjęć, który sprawdza zgodność z własną bazą danych.
Kwestią jest przyspieszenie procesu, przy zachowaniu poprzedniej poprawności.
Oczywiście, jak każdy inny proces, również ten może i powinien być testowany, modyfikowany lub – jeśli zajdzie taka potrzeba –zakwestionowany przez użytkowników.
Jeżeli okaże się, że rotacja pracowników między obszarami firmy jest wysoka, a wprowadzanie dodatkowych danych zbyt czasochłonne, warto zastanowić się, czy inwestycja w MaxCrop jest optymalna, czy może bardziej odpowiednim rozwiązaniem byłby np. CropChart, który jest znacznie prostszy w obsłudze.
Planowanie pracy – najbardziej elastyczna część budżetu
Opisany w tym artykule proces dotyczy gospodarstwa o dobrze rozwiniętej strukturze – z wyodrębnionymi działami, zespołem specjalistów i rozbudowaną organizacją pracy. Na plantacjach, które są mniejsze, planowanie operacji i sprzedaży może służyć przede wszystkim do kontroli nad budżetem. Jeżeli będziemy mieli proste narzędzie do stałego monitorowania wydatków i przychodów w jednym miejscu znacznie usprawni nam to podejmowanie decyzji zakupowych, inwestycyjnych czy związanych z bieżącą działalnością plantacji. Z mojego doświadczenia wynika, że nadmierna szczegółowość budżetu w produkcji owoców miękkich na początku jest zupełnie zbędna. Najważniejsze to zacząć działać i stopniowo wprowadzać kolejne rozwiązania.
W początkowym okresie, jeżeli nie mamy danych dotyczących pracochłonności poszczególnych czynności lub zależy nam na czasie, możemy założyć, że pracownicy przy zbiorach pracują np. 6 godzin dziennie/osobę. Pozostały czas jest przeznaczony na pielęgnację. Dodatkowo mamy wtedy zapas czasowy na nieprzewidziane sytuacje.
Jeżeli zdecydujemy się rozplanować pracę w sposób bardziej szczegółowy, miejmy świadomość, że opieramy się tylko na założeniach i potraktujmy to jako narzędzie, które ma ewoluować i tylko wspomagać decyzję. W branży rolniczej, jak w żadnej innej, jest tyle czynników i zależności, na które nie mamy wpływu, że nasz plan powinien być zmieniany na bieżąco, w zależności od pogody czy innych sytuacji.
Z powyższego zestawienia prac powinniśmy wygenerować tygodniowy plan z rozpisanymi czynnościami do wykonania. Dzięki danym z zeszłych lat lub zwykłym założeniom (np. średnie tempo marszu/osobę) można orientacyjnie oszacować czas potrzebny na realizację czynności i co najważniejsze, kontrolować jej realizację. Często powody opóźnień bywają prozaiczne, innym razem potrzebna jest dodatkowa kontrola nad pracownikami. Analizując dane mamy szansę wyłapać tzw. wąskie gardła.
Dzięki zebraniu danych możemy dokonywać szerokiego zakresu analiz. Poniżej przykład, który pozwoli nie tylko na decyzję czy chcemy wypłaszczyć produkcję a tym samym ilość pracowników i czy jest to dla nas jeszcze opłacalne.
Ogromną korzyścią jest też lepsze ukierunkowanie cyklicznych spotkań, które bez planu bywają chaotyczne lub nieprzynoszące konkretnych rezultatów. W trakcie pracy z budżetem to właśnie dane stają się punktem wyjścia do realnych wniosków i podejmowanie konkretnych działań na zgłaszane problemy.
Podsumowanie
Wdrażanie procesu S&OP w produkcji owoców miękkich nie jest koniecznością, ale na pewno pozwala zapanować nad chaosem, rozdzielić uprawnienia i odpowiedzialności, dać faktyczną kontrolę. Wiedza i kontrola nad wynikiem finansowym powinna być dla każdego właściciela podstawą prowadzenia firmy. Szczególnie w przypadku dużej sezonowości sprzedaży i kosztownych inwestycji, gdzie zachowanie płynności finansowej nie zawsze jest osiągalne.
Proces ten usprawnia działanie firmy na tylu płaszczyznach, że wielu menedżerów z branży produkcyjnej nie wyobraża sobie dziś pracy bez niego. Nie jest to system skomplikowany, chociaż przygotowanie bazowych danych oraz samych tabel do budżetowania wymaga sporego nakładu czasu.
W momencie dobrych cen, dostępności siły roboczej, satysfakcjonujących zysków możliwe, że dalej zadajecie sobie pytanie: czy jest sens się tym zajmować?
Gospodarka opiera się na kapitalizmie, który z założenia podlega samoregulacji – jest popyt, pojawia się automatycznie większa podaż, aż do przesycenia rynku i spadku cen. Warto zatem nie popełniać błędów firm produkcyjnych z innych branż, gdzie skala produkcji nie zawsze zapewniała przetrwanie, tj. Kodak, Dulux czy Sears.
Usprawniając działanie swojej firmy, nie tylko poprawiamy wewnętrzne procesy, ale zapewniamy sobie status firmy, która dostarcza na czas, dobrej jakości produkt, gdzie dobrze się pracuje. Jest to szczególnie ważne, gdy na rynku pojawi się więcej plantacji. Zapewniamy sobie też płynność finansową i dobrze przygotowany zgrany zespół, który poradzi sobie jeżeli dojdzie do konieczności zmian rodzaju uprawy.
W przypadku chęci zakupu szablonów Excel do tworzenia budżetu na plantacjach zapraszam do kontaktu: ewa.sprysak@gmail.com lub na stronę https://www.naffy.io/ewa-sprysak
