Zastosowanie procesu Sales and Operations Planning (S&OP) opartego na prognozie możliwości produkcyjnych w uprawie owoców jagodowych przynoszą konkretne i wartościowe wnioski. Przygotowany materiał przedstawia początkowe efekty wdrożenia takich rozwiązań oraz analizę podejmowania decyzji na plantacji roślin jagodowych. Dla zachowania anonimowości część danych została zmodyfikowana.
Tworząc prognozy zbiorów i sprzedaży, plany pracy czy zestawienia przychodów i kosztów, należy pamiętać, że tego nie da się ich zaplanować w 100%. Prognozowanie tych danych wspiera funkcjonowanie firmy, daje wgląd oraz stałą kontrolę nad realizacją prognozowanych założeń, usprawniającą procesy w bieżącym funkcjonowaniu farmy oraz znacznie poprawia komunikację.
Prognozowanie zbiorów
Już na etapie wprowadzania danych historycznych do prognozy pojawiły się istotne wnioski:
- zauważono duże różnice w wydajnościach między kwaterami,
- różny był też stosunek owoców deserowych do przemysłowych w zależności od kwatery,
- stworzono zakładki pozwalające przeliczać plon na hektar, metr bieżący lub sadzonkę.
Dzięki temu ocena opłacalności danej odmiany, typu sadzonki, czy nawet systemu uprawy staje się łatwiejsza. Jest to szczególnie ważne przy ograniczonej dostępności niektórych typów sadzonek i pokazało jak można kierować zamówieniami na materiał szkółkarski, aby zoptymalizować przychody do ponoszonych kosztów na taki zakup.
Wydajność zbiorów i czynniki lokalne
Zaobserwowano też różnice w tempie zbioru między kwaterami z tą samą odmianą. Na niektórych owoce zbierano dwa razy szybciej, co wynikało m.in. z:
- rozmiaru owoców i ich większej ilości;
- dłuższych pędów kwiatostanowych, przez co owoce były łatwiej dostępne,
- proporcji ilości owoców przemysłowych do deserowych,
- lepszej kondycji roślin.
Po analizie danych z czujników umieszczonych w tunelach pojawiła się teza, że na długość pędów kwiatostanowych oraz wielkość owoców wpływać mogła nie tylko jakość samych sadzonek, ale również wyższa wilgotność panująca w niektórych tunelach. Warunki te mogły prowadzić do mniejszej amplitudy temperatur, co z kolei zapewniało owocom więcej czasu na wzrost przed zbiorem. Brak gwałtownych skoków temperatur mógł mieć wpływ na to, że rośliny funkcjonowały w bardziej stabilnym mikroklimacie, co sprzyja wykształcaniu większych owoców.
Przy tak znacznych różnicach warto rozważyć inwestycję np. w zraszacze w tych konkretnych kwaterach, gdzie efekty będą widoczne a inwestycja przyniesie realne korzyści. Zraszacze mają na celu podniesienie wilgotności oraz obniżenie temperatury w trakcie upałów. Na pozostałych kwaterach, gdzie wilgotność była optymalna prawdopodobnie pomalowanie folii będzie wystarczającą opcją dla utrzymania niższej temperatury.
Znając specyfikę pracy na plantacjach, takie informacje zostałyby pominięte gdyby nie analiza danych dotyczących zbiorów. Różnice widoczne gołym okiem nie były aż tak rażące. Dokonując jednak analizy danych policzalnych można zapobiec znacznym stratom na przestrzeni całego sezonu.
Opakowania a spadek wydajności zbioru
W kilku pojedynczych dniach wydajność zbioru mocno spadała, np. z średnio 22 kg/h/os. do 10 kg/h/os. Powód okazał się dość prosty – braki w opakowaniach.
Spotkania osób zaangażowanych w proces pozwoliły na zidentyfikowanie bezpośrednich przyczyn opóźnień w przygotowywaniu opakowań:
- długie oczekiwanie na decyzję ze strony sprzedaży co do rodzaju opakowań, czego powodem był błąd po stronie klienta,
- niedoszacowanie zbiorów przez plantację,
- błędy komunikacyjne między zakupami a działem przyjęć.
Zamiast szukać winnych, skupiono się na stworzeniu prostego narzędzia do integracji działów, które można wdrożyć szybko.
Tabela prognoz i rozwój narzędzia
Pierwszym narzędziem kontrolującym i usprawniającym zarządzanie farmą była tabela, którą można opracować wspólnie z zespołem pracowników. Może ona zawierać:
- dni tygodnia z planowaną wielkość zbioru w ujęciu 2-tygodniowym,
- kolumny z rzeczywistą ilością zbioru i przyporządkowanymi typami opakowań – dla działu zakupów i sprzedaży oraz magazynu, gdzie przygotowywane były opakowania,
- dodatkowo informacje o opryskach i okresach karencji na poszczególnych kwaterach.
Prosta tabela, spełniająca oczekiwania poszczególnych działów usprawni komunikację i wyeliminuje powielane działania. Przygotowane dane powinny być dostępne dla wszystkich zaangażowanych w dane procesy osób. Dzięki temu ich poprawność jest sprawdzana przez większą grupę osób. Rezultatem jest na pewno szybsze reagowanie w przypadku problemów oraz mniejszy chaos informacyjny w przedsiębiorstwie.
Dodatkowe działania, które należy podjąć:
- Ograniczenie dostępu do komórek:
Przy tak dużej ilości osób korzystających z narzędzia konieczne jest zmniejszenie ryzyka przypadkowej zmiany danych.
Rozwiązaniem może być wprowadzenie ograniczeń dostępu do poszczególnych komórek:
- prognozy mogą edytować tylko brygadzistki i agronom;
- opakowania edytuje tylko dział zakupów lub sprzedaż;
- pozostałe osoby mogą mieć wgląd bez możliwości edycji;
Dodatkowo, ze względów organizacyjnych, dział zakupów zapisuje dane ręcznie na swojej tablicy, co pozwala szybko je zweryfikować w razie potrzeby.
- Optymalizacja ilości przygotowywanych opakowań (np. 20% więcej) w czasie korzystania z tabeli- zauważalne były podobne wielkości przekroczeń w zbiorze rzeczywistym w porównaniu do prognozy.
- Spotkania podsumowujące np. co tydzień by wyłapywać dalsze problemy i rewidować potrzeby.
Cykliczne spotkania to jeden z kluczowych elementów procesu S&OP, na który szczególną uwagę zwracają specjaliści z innych branż.
To właśnie one umożliwiają regularną wymianę spostrzeżeń, weryfikację założeń budżetowych i bieżące dostosowywanie planów do zmieniającej się sytuacji. Ich głównym celem jest również zwiększenie współpracy między poszczególnymi sektorami firmy – produkcją, sprzedażą, zakupami czy logistyką – i wypracowanie wspólnego języka oraz kierunku działania.
Podsumowanie części I
Przykładowa struktura kosztów pokazuje, że wydatki na pracowników stanowią jedną z większych pozycji w budżecie. Jest to też jeden z najbardziej elastycznych kosztowo elementów w przedsiębiorstwie, a lepsza organizacja pracy jest jednym z największych korzyści obserwowanych w przedsiębiorstwach, które wdrażają proces oparty na planowaniu sprzedaży i operacji.
W przypadku pytań lub chęci zakupu szablonów Excel do tworzenia budżetu na plantacjach zapraszam do kontaktu: ewa.sprysak@gmail.com lub na stronę https://www.naffy.io/ewa-sprysak
